A sua locadora tem uma política clara de gestão de contratos para os clientes?
Esta é uma peça-chave para que o equipamento e os serviços adicionais estejam assegurados pelo acordo entre ambas as partes, bem como reforça as regras, limites e obrigações para locadores e locatários.
Dependendo do segmento da sua locadora, os contratos podem contar com mais ou menos especificações.
Por isso, o documento padrão a ser utilizado na locadora deve ser redigido por um advogado especializado de forma clara e completa, evitando que haja inconvenientes para as partes na locação do equipamento.
Sabendo desses pontos, confira os itens básicos de um contrato de locação:
- Dados de locador e locatário;
- Informações e especificidades dos equipamentos que serão alugados;
- Obrigações de cada parte;
- Prazo de vigência do contrato (data de entrega e de devolução do equipamento);
- Pagamento;
- Garantias;
- Multas.
Acompanhe, a seguir, 4 dicas de como melhorar a gestão de contratos nas locações:
1. Documente tudo e tenha clareza nas informações
Alguns podem achar que pequenos detalhes ou informalidades não possam interferir no contrato de locação. Mas qualquer informação é necessária e deve estar presente no documento de forma clara.
A falta de um dado de uma das partes, a restrição de algum cliente que foi ignorada na hora de montar o contrato ou qualquer outro fator, podem impactar e gerar prejuízos a ambas.
Desta forma, deveres e direitos devem estar explícitos e serem acordados antes da assinatura do contrato.
Estas garantias também interferem diretamente na reputação da sua locadora, tornando-a idônea e respeitada pelos clientes.
2. Esteja atento aos prazos
Os prazos devem ser levados à risca no processo de contratos de locação. Este processo é fundamental para que nada saia do planejamento e cause prejuízos para o negócio.
Faça cronogramas e listagem por prioridade sobre contratos mais importantes e próximos de acabarem, evitando o risco de haver contratos perdidos ou irregulares — o que pode causar rescisão de contrato, burocracia e dor de cabeça.
Contar com um sistema de gestão neste aspecto é fundamental para que você tenha todas as informações, documentos e cadastros de clientes em um único local, facilitando o gerenciamento e o comprimento correto dos prazos de locação.
3. Digitalize a sua locadora
Além de ser um fator cada vez mais demandado pelos clientes, a digitalização e redução de burocracias é essencial na melhor gestão de contratos.
Ao utilizar o contrato digital, sua locadora ganha em tempo pelo acesso remoto, segurança, por não haver riscos de contratos perdidos, e maior controle, com catalogação destes registros.
A assinatura digital também é outro aspecto importante nesta questão e fundamental neste processo.
Leia também no ELOCA sobre Assinatura Digital: 3 cuidados ao criar uma assinatura digital
4. Tenha o suporte de um sistema de gestão
A experiência de fazer todo o acompanhamento e a gestão de contratos de locação em planilhas de forma manual é complicada, sujeita a erros e consome tempo dos colaboradores.
Ao investir em um software específico para gestão, o processo se torna completamente diferente, de maneira automatizada, fácil e rápida.
Com um sistema de gestão, sua locadora ganha em:
- Alerta de prazos;
- Timeline das etapas do contrato;
- Personalização do documento;
- Integração;
- Assinatura eletrônica.
Descomplique os seus processos de contratação da sua locadora e invista em um ERP para a melhor administração dos seus documentos, ganhando em praticidade para você e seus clientes.
Para mais dicas, estratégias e funcionalidades para a sua locadora, o ELOCA é a plataforma completa.
