Os documentos fiscais são importantes para que sua locadora opere dentro da legalidade, já que comprovam os mais diversos tipos de negociação. Em 4 passos, veja como realizar a gestão de documentos fiscais da sua locadora com eficiência:
1 – Saiba quais documentos fiscais é preciso ter em mãos
Como não há natureza de serviço na locação de bens, a atividade em si é desobrigada de emissão de nota fiscal. No entanto, a Receita Federal já se posicionou que a locadora deve ter algum documento que identifique de forma clara a operação, como contratos, livros de registros ou recibos, por exemplo.
No entanto, se a locação dos equipamentos estiver atrelada a algum serviço (como transporte deles, ou mesmo o serviço de operação de grandes máquinas, por exemplo) será obrigatória a emissão de nota fiscal referente à atividade.
2- Separe um espaço físico para arquivos
Alguns documentos precisam ser guardados em até 5 anos (como notas fiscais, DASN e recibos) e outros chegam a até 30 anos (como o GRFC – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social).
Separe um espaço da sua locadora para abrigar os documentos, diferenciando-os entre os que necessitam de acesso mais constante e arquivo morto. Esse espaço deve ficar longe de sol e de umidade, para preservar os papéis ao longo dos anos.
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3- Escolha quais pessoas ficarão responsáveis pela gestão
Além de terem informações confidenciais sobre a operação da sua locadora, os documentos fiscais precisam de uma metodologia de organização para que não haja dor de cabeça na hora que precisar acessá-los. Por isso, escolha as pessoas as quais a atividade de fazer a gestão dos documentos será delegada. Crie, junte com essas pessoas uma metodologia com senhas de acesso, por exemplo.
4- Utilize a tecnologia a favor da gestão dos documentos fiscais
Além do espaço físico, sem sombra de dúvidas, sua locadora deve ter todos os documentos fiscais na versão eletrônica. Gerá-los e armazená-los na nuvem possibilita, ainda, que você possa ter a segurança de acessá-los de diferentes dispositivos com acesso à internet.
Ainda, se você tiver uma ferramenta de gestão, a organização desses documentos será feita de maneira automática pelo sistema, permitindo que a equipe tenha acesso a eles em poucos cliques. As notas fiscais de recibo – que não tem condição fiscal, como citamos na dica 1 – podem ser geradas e armazenadas com facilidade em uma boa plataforma de gestão.
Dica extra: gerencie seus documentos e muito mais em poucos cliques
O Eloca ERP é uma poderosa plataforma desenvolvida para atender às principais necessidades das locadoras. É por isso que gigantes como Magalu e Casa do Construtor utilizam nossas tecnologias.
Além de ser possível emitir notas fiscais de recibo, duplicatas são geradas automaticamente para a equipe do financeiro. O Eloca providencia integração e agilidade na emissão de documentos, como também controle de títulos a receber e a pagar.
Ainda, sua equipe comercial ficará satisfeita ao ter o apoio de:
– Atendimento integrado com o WhatsApp;
– Proposta com follow-up;
– Acompanhamento da jornada de locação;
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